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「竹灯りライトアップ」初開催の実体験を通して考えたこと

前回の記事でご紹介した、府中市府中町の「恋しき」で開催中のイベント「恋しき竹灯りライトアップ」(記事:イベント「恋しき竹灯りライトアップ」開催!)

一ヶ月以上の会期のあるイベントを主催するのは初めてで、自分に開催できるなんて思っても見ませんでしたが、今回なんとか形にすることができました。

竹灯りライトアップの様子がわかる動画はこちら!(100% iPhoneXSで撮影)

周りの人
周りの人
イベント開催とかすごいね!

と言われるたび、謙遜でも何でもなく

タカオエリ
タカオエリ
(全然すごくない(汗))

と思う自分がいます。
と、いうのも私はただの凡人で……いえむしろ不器用で段取り下手で、足りていないところに気づいては悩み、失敗しては落ち込み……の繰り返し。
イベントを開催できたのは全部周りの方の後押しがあったからで、私自身はすごいことなどないからです。

「イベントってどうやったらできるの?」「どんなことが大変だった?」など何人かの方に聞かれたので、どのようにイベント開催を進めたのか、どんな準備をしたのか、大変だったことは?など、ここにまとめて紹介しておこうと思います。

  • これから竹灯りのイベントをやりたい人
  • これから地域でイベントをやってみたい人
  • 他の人のイベントの開催・運営方法について興味のある人
  • まちづくりに興味がある人
  • イベントの裏側を知りたい人


(と、書いているうちに「記事では書きにくいな……」という部分が色々と出てきたので、細部はnoteで後日公開することにしました。)

この記事で読めること・note限定で公開すること

【この記事で読めること】

  • 竹灯りのイベントをやることに決まるまで
  • 準備について
  • 大変だったこと
  • 意外と大変じゃなかったこと
  • やってよかったと感じたこと
  • やった方が良かったなと思ったこと
  • イベントへの思い
【noteでのみ公開すること】

  • 竹灯りのイベントをやることに決まるまで(note限定版)
  • 大変だったこと(note限定ぶっちゃけ版)
  • 意外と大変じゃなかったこと(note限定ぶっちゃけ版)
  • 作ったものについて
  • 費用はいくらくらいかかったのか
  • 思ったようにいかなかったこと
  • 竹灯りのイベントを行いたい方、地域でイベントをやってみたい方へのメッセージ

竹灯りのイベントをやることに決まるまで

「恋しき竹あかりライトアップ」
会期:令和2年12月5日(土)〜令和3年1月11日(祝月)

11月10日くらいだったかな。
目の前には相当数の竹灯籠。
作ったのは私の地元、本山町をこよなく愛する「本山町里山倶楽部」のおじちゃんたちです。
竹灯籠に使った竹は大きいものでは直径が20cm近くにもなり、とっても重い。

倒す時には危険も伴うし、運ぶのも加工するのも大変です。
何日もかけておじちゃん達が汗を流して、頭をひねって作り上げた竹灯籠。

時はコロナ禍。感染対策も考えなければ開催はできません。
開催時期や開催方法などはっきりとしたものは何も頭にありませんでしたが、とにかくこの竹灯籠を活かしたい。

どうしても竹灯籠に灯りを灯したくて、私がしたことは一つ
「竹灯籠を使ったイベントをやりたいんですよね〜」と雑談がてら周りの人に話して歩くことです。
できるかどうか周りの感触を確かめるためでもあり、言葉にすることで自分でも実現可能性をはかるためです。
5〜6人の人に話したでしょうか。

1週間くらいしたある日敷地の管理者から「やるなら庭園の使用申請をとる必要がある」と聞きました。

あれ?つまり申請書を出して通ればイベントを開催できる……と?!
気づいたその日のうちに申請書をもって相談に行き、無事申請書を受理してもらうことができました。

イベント開催までのあゆみはゆっくり

受理してもらってからもすぐに詳細を打ち合わせるのではなく、数日に1回くらいのペースでひょこっと管理の担当者さんに会いに行き思いや希望などを相談していました。

まちなか交流亭−ku空u−の営業日でお客さんが途切れたタイミングに出向いたり、こっちにこられた時に立ち話したり。
そんな感じのことが多かったです。

本当はアポを取ってお互いに時間を作って打ち合わせるのが流れなのだと思いますが……


そうならなかったのは、今回のイベント開催の目的が「イベントを開催してそのイベントにたくさんの人が来てくれたらいいな!」ではなかったことが一番大きな理由かもしれません。
これはまた別の記事でお話ししますね。

担当者さんもイベント開催に向けて色々と一緒に考えてくれ、相談に行くたびに問題が一つ一つ解決していくという感じでした。
この辺はこの町らしいペースだなと思うところで、考えても見ればイベント開催前1ヶ月を切った段階でイベントをやるのかやらないのかすらはっきり決まってもいないというのは普通……焦ってもいいことです(笑)

材料も何一つ手元にないという状態でしたが今の状況を焦らなかったのがこのイベントを開催できた最大のポイントだと思います。(←詳細はnoteで)

11月中旬
市の職員の方とたまたまお話しする機会があり、「イベントを開催したいのですが費用もなかなか捻出できないし何かいい方法はないかなと考えているんです」という話をポロっとしたところ「観光に使えるチャレンジ補助金があるけど申請してみる?」と。

おー!!
瓢箪から駒!!

最大のネックといっても過言ではなかったイベント開催費用をどのように捻出するかという問題に一筋の光が。
すぐに申請書に取り掛かりました!
この「申請書」を作るのが意外と大変だったのですが(私が不慣れなため)それはまた後ほど……。

そんなこんなでイベントを開催できることになりました。

準備について

竹灯籠イベントを開催するにあたって必要だった準備は主に以下の通りです
(★マークは特に大変だったもの)

  • 会場となる庭園の使用許可申請
  • 補助金の相談・申請と書類作成★
  • 竹灯籠の掃除
  • キャンドルなど必要な備品の購入
  • 交換用電池など消耗品の購入
  • 竹灯籠の設置・キャンドルの設置★
  • 進入禁止看板やフォトスポット用のPOP、小道具などの作成★
  • 会場の開門・閉門・ライトのON・OFFなどの担当決め
  • チラシの制作と配布
  • facebookなどSNSでの告知

大変だったこと


準備から運営までで大変だったことをリストアップしてみました。

【準備】補助金の相談・申請と書類作成

今回は市の観光に関する補助金を使わせていただきました。
私は補助金の申請をほとんどしたことがなく、数字の計算も苦手なので資料を作るのになかなか苦労しました。

テンプレートは市役所のホームページにあると教えてもらったので、ダウンロードして項目を埋める形で使えました。
ワード形式のファイルで、PCは得意な方なので、操作は困らなかったのですが、内容を作文するのに時間がかかってしまって……。
項目は「事業の概要と理由」「事業の目的」「事業の趣旨」「経費の区分と金額」「現在の状況」「目指す姿」など。

テンプレートの形式から書き込むことができるスペースは限られていて、端的に書き込まなくてはいけないので文章を短くまとめるのに四苦八苦しました。
さらに、別紙で自作の「事業計画書」を提出したのですが、役所の方の反応をみた感じこれはもしかすると必要なかったかもしれません。(今度改めて確認してみます)
そう難しいものではないのですが、結構時間がかかってしまいました。
申請書関連やお役所関係の書類作成が得意な方なら問題ないかと思います♪

竹灯籠の設置・キャンドルの設置


竹灯籠の設置はリスナーさんや有志の方が協力してくださり、「この辺りに置くと綺麗に見えるのでは♪?」と思ったところに、一本一本手作業で並べLEDキャンドルを入れてもらいました。
今回のイベントでは当初竹灯籠を250本程並べていたのですが、並べてみるとやっぱり少ない……
見にきてくださった方の反応もあまり良くなく見えました。

でも250本の竹灯籠を倉庫から出してきて、掃除し(今回は里山倶楽部のおじちゃん達が大半をやってくれました!)、キャンドルを設置するのは結構大変でした(汗)
キャンドルは届いた時、箱に入っていたのでまず開封して、絶縁のためのストッパーを抜いて雨よけの袋に入れる必要がありました。

SNSでよく見る眩いばかりの竹灯りのイベントは千とか万単位の竹灯籠が使われていることが多いので、それに比べると250個は圧倒的に少ない数字です。
しかし、手作業で少人数で準備を行うにはまとまった数で、キャンドルの開封から竹灯籠の設置まで手を止めながらではありますが4人〜5人程で4〜5時間くらいかかったと思います。

そして現在、急遽竹灯籠の数を増やして合計350本近くが並んでいます。
最初に置いた並びを活かしながら並び方を変えたり、竹灯籠の長さの違いがうまく活きるように組み合わせを考えたりして竹灯籠を配置し直しました。
この微調整は毎日のように行っています。

進入禁止看板やフォトスポット用のPOP、小道具などの作成


日本庭園を使ったライトアップなので広さや並べられる場所にも限りがあり、灯籠を並べるだけではイベントとして魅力に欠けると思いました。
そこで、庭園に併設する東家のスペースも借りてフォトスポットを作ることにしました。
使える費用もイベント開催までの時間も限られているので(実はイベント開催2日前から作り始めました……)手作りで行いました。

フォトリース

日本庭園や竹灯りの雰囲気に合うように、また開催期間中に年末年始があることから、紅白の花を使ったものを用意しました。
クリスマスもあること、また成人式で着物や袴を来た人たちが撮影スポットとして利用することも想定し、今時の個達が撮影したくなるような華やかなタイプのスタイルにも合うように考えました。
手で持って縁の中に顔を入れて寄せ合って写真を撮ったりしても可愛い。


紅白の花を後ろにあしらってフォトパネルの代わりに。
パネルを作る余裕がなかったことと、設置撤去をできるだけ簡単にしたいため。

フォトプロップス

最近の結婚式でよく見るアレです。
手に持って写真をとると可愛いしスアシンが賑やかになるのでおすすめ♪

手作りでずっと屋外に置きっぱなしですが全然壊れないのですごくいいです!
お子さんも喜んでくれているようです。

実は全て100円均一ショップで手に入るものを使って作っていて、総材料費は3500円くらい。
ペーパーフラワーなどはまだ使っていない材料が残っているので来年も使えそうです。

ただ、これも結構時間がかかって、母にも手伝ってもらったのですが根を詰めて3〜4時間小物作りにかかりっきりになってしまいました。

侵入禁止看板

会場は足元が暗く、飛び石や橋があったり庭木が張り出していたりするので、庭を普段から知っている人でもつまづいたり、肩ををぶつけてしまったりすることがあります。
見に来てくださった方が怪我をしてはいけないので会場は3箇所ある橋の向こう側へ侵入できないように「通行禁止の看板」を設置することになりました。
初めは腐食材を塗って手書きの看板を作ろうと思っていたのですが、時間がかかることを考えて今回はプリントアウトした紙をラミネートして使うことにしました。

LEDキャンドルの毎日のON・OFFと電池交換

毎日ON/OFFするのは地味に手間がかかります……。
加えて夜間の会場の管理(開門・閉門、会場の見回りなど)もありますから、食事や用事で席を外すことはありますが、基本会場にいるようにしていました。
イベントを一ヶ月行うなら、開園中はこれらの作業・拘束時間が発生することになるので、計画の段階からよく考えておくほうがいいと思います。

今回のライトアップは、会場の「恋しき」が国登録の有形文化財であることもあって火を使わず、LEDライトを使って行いました。
LEDは消費電力が少ないので、蛍光灯ほど高温にはならないのと、寿命が長いのでライトアップにもぴったり!

ただ、LEDライトは徐々に暗くなっていくので、交換時が判断しにくいです。
どれくらい暗くなったら交換するかは人によって感覚が違うと思いますが、あまり「もったいない」と思わずに変えてあげることがライトアップイベントのクォリティーを維持するつながるかなと思います。

同じLEDライトでも電池の残量によって明るさがこんなに変わります。

実際に竹灯籠の中にある状態で見ると一目瞭然です!
左右の竹灯籠の灯りに注目してみてください。

今回私は4つのタイプのLEDライトを使用しました。
※イベントの開催日が近づいていて初日に全部揃えるのが難しかったため少しでも数を揃えるためと、費用を抑えるための2つの理由で商品を変えて注文しました

  • 100均のLEDキャンドルライト(2個入り)
  • 裏にあるスイッチでON/OFFするタイプのLEDキャンドルライト
  • リモコンでON/OFFできるタイプのLEDキャンドルライト
  • 配線工事をしてもらい会場のタイマーで自動的に時間でON/OFFしてくれるLEDキャンドルライト

クリスマス前になると需要が増えるようで、値段も下がってお徳タイプのものが増える気がします。

冬にライトアップイベントを行う方は12月に入ると売り切れになって個数が揃わないことが多くなりますので、早めにチェックして11月下旬までに注文しておくのがおすすめです。
一方、桜の時期や夏祭りなどで使いたい方は、お徳タイプの商品が販売していない可能性があります。

「来年の夏のイベントで使う」など買うことが早くから決められる場合は、イベント直前まで待つのではなく、冬の時期に購入しておくと比較的安く手に入れることができ数も揃う気がするのでおすすめです♪

ちなみに私が購入したLEDライトはこちら


(※リモコン付きのライトは購入したものが売り切れになっていたので、参考に同じようなリンクを貼っておきます)

私が購入したのと同じタイプの交換用ボタン電池はこちら


(※実際は100個くらいパックになったお徳用を購入したのですが、シーズン的なものなのか、ない時もあるようです)

あと、私が100均で買ったLEDライトは電池の入っているところのフタにネジがついていて、電池交換の際にいちいちドライバーが必要なのがちょっと面倒でした……。
上のリンクで紹介したLEDライトはツメを操作するだけで簡単に開けたり閉じたりができるので、○でした〜。
1個2個ならいいのですが、何十個・何百個となるとこういう細かい部分も意外と重要なPOINTになってきます。

寒い・暑い

今回は12月〜1月という寒い時期の夜間のライトアップ。
キャンドルのON・OFF作業は夜間の作業になるので特に寒かったです。
夏は当然暑いですし、春の桜の時期はまだ夜は思った以上に冷え込むことが多いでしょう。

私は開園時間に待機している時もストーブをずっとたいていていました。
屋外でのON/OFFの作業だけでなく、待機時間も寒さ(暑さ)をどうやってしのぐかを考える必要があります。

私はLEDライトをジップ付きの袋に入れて雨対策をしていたのですが、雨が降ってしばらくは袋が濡れているので、作業時に手が濡れてかじかみました……。
手の感覚なくなります……。
農業用の手袋とかがあると作業しやすく手が濡れたりするのを防いでくれるのに蒸れにくいからおすすめ。

意外と大変じゃなかったこと

今回のライトアップは午後5時〜午後8時まで。
3時間って微妙な時間で、その間に会場の見回りや電池交換、壊れた備品の修理などもやらなくてはいけないので、その時間を除くと残るのは1時間半〜2時間くらい。
それが毎日となると換算するとけっこうな時間になるけど、1回あたりの時間は何かに集中して取り組むにはちょっと短い……。

タカオエリ
タカオエリ
その時間何をして過ごそう?

と初めは思っていたのですが、心配ありませんでした。
動画の編集をしたり、メールの返信をしたり、SNSをチェックしたりしていたらあっという間に時間が過ぎました(笑)
ライトアップを見に来てくださった方のおじゃまにならないように配慮しながら時々お声がけして、思わず話に華が咲いたりすることも♪

せっかくなので、SNSでイベントのおすすめスポットを紹介したり、ブログやYouTubeように写真や動画をとったりする時間に当てると一石二鳥で時間を有効に使えると思います!
帰ってからツイートを埋め込んだり、とった写真や動画を編集して掲載したりしてブログ記事を1本書くようなルーティーンが作れたら最高!

やってよかったなと感じたこと

開催してみて、「やってよかった!」と思ったことがたくさんありました。
特によかったと思ったことを紹介します。

地元のおじちゃん達が作ってくれた竹灯籠に灯りを灯すことができたこと


竹灯籠に灯が灯っていて、それを皆さんに見ていただける機会ができた。
それが一番うれしかったです!

知り合いが大勢来てくれた

私がFacebookにあげていたのを見て友達や先輩、お世話になった方などみなさんが尋ねてきてくださったり「綺麗だね!」「がんばってるね!」と声をかけてくださったことです。
みなさんそれぞれに忙しくされていて普段なかなか会える機会がなかったりするのですが、イベントがあることで訪れる理由になり、久しぶりの方と会えたり、普段とは違う会話が生まれたりしたことは本当に良かったしありがたいことでした。

イベントを作る大変さを身をもって感じることができた

これまで会期が一ヶ月あるようなイベントを開催したことはなく、竹灯りのイベントに関わった経験もありませんでした。
これは今回学んだことなのですが、

竹灯籠は倒れます!

今回は会場が日本庭園のため、穴を掘って根本を地中に埋めるということは難しく、地面に灯籠を置いているだけです。
そのため、背が高尾者や直径の小さいものは倒れやすく、強い風が吹くと「ガランガラン!!!!」と盛大な音を立てて倒れます(笑)

毎回のように点灯前にまず竹灯籠を起こして回っていました。
もともと不安定なので結構大変。
最後の灯籠を起こした時は最初に立てた竹灯籠が「ガラン!!」なんてこともよくありました。

中に砂や石など重しを入れる方法も考えましたが、入れるのも大変ですし片付けるときにも大変だと思い、私は「倒れたら直す!」ほうを取りました……。
こんなことも今回イベントを開催しないと知らなかったので、いい勉強になりました。
次回開催するときにはこれを教訓に何か対処法がないか考えたいと思います。

行政やまちの人との関わりをもてた

今回のことで補助金の申請などで行政に相談したり、会場の管理者とやりとりをしたりしました。

近所の方
近所の方
うちはこの近所なんだけど、ちょっと見に来させてもらったのよ

と町内の方とお話をすることもできました。

また、今回のお店の売り上げに直接繋がらなくても、まちなか交流亭-ku空u-を知ってもらうことに繋がったと思います。

やったほうがよかったなと思ったこと

協力者を募る

今回は思いつきからイベント開催まで一ヶ月もない中で、備品の購入・会場の使用申請・補助金の申請・灯籠の準備・設営など全てのことを行いました。
一緒にやってくれる人を誘うことを考える余裕もないままイベントに突入。
やっぱり時間的な余裕は欲しいところです……。
「早めに計画して協力者を募る」のはやったほうがいいなと思います。

動画制作は任せるとか、ワークショップをやってもらうとか作業分担できたら、フォトスポットを銃立させたり他のところにも時間が割けたと思う。

SNSやブログに計画的に投稿する


TwitterやFacebook、ブログにイベント開催初日から毎日投稿できていたらなと思いました。
むしろ「準備段階」から計画的にやっておけばよかった。

「初めて竹灯りイベントを開催する人」の視点で投稿できるのはこの1回だけなので、その機会を逃したのは痛いです。
初めての人だからこそ、これから初めて開催しようと思っている人に向けて伝えられることがあると思うので。

その日しか撮れない写真や伝えられないこともありますよね。
「毎日作業の様子を投稿する」とか「今日のおすすめスポットはここ!満月と一緒に写真が撮れます♪」とか。

しっかり計画して投稿していくことでより多くの人に知ってもらえたり、届けたい人に届いたりすると思うので、結果的に竹灯籠をもっとたくさんの人に見てもらえたり知ってもらえたかもしれない。
交流スペースにももっとたくさんの方に訪れていただけたかもしれないなーと思っています。

イベントへの思い

最後に、このイベントを主催するにあたって、私が絶対にブレずにいようと思ったのがこのイベントを開催する目的です。
このイベントでもっとも重要なことは「竹灯籠に灯りを灯すこと」と「恋しきに灯りを灯すこと」でした。
「竹灯り」とか「竹あかり」とInstagramなどで検索すると、すごくオシャレでわくわくする写真がたくさん出てきます。

例えば福岡の小倉城の竹灯りは約25000個の竹灯籠が使われているそうです。
その竹灯りと比べると灯籠の数も明るさも少ないので、もしかすると「もっとたくさんの灯籠が見たかった」とか「灯籠に灯が灯っているだけではイベント感が足りない。もっと楽しめる要素が欲しい」いう声が今後聞こえてくるかもしれないなと思っています。

竹灯籠は今出している他にもまだ数に余裕があるのでそれを一つでも多く出せばよかったのかもしれない。
ライトアップの会期中毎日交流スペースを開けて、会場に来てくれた人をおもてなしできるように準備を整えておくべきだったのかもしれない。
もっと費用をかけてフォトスポットなどを充実させるべきだったのかもしれない。

私が頑張ればもっと竹灯籠を輝かせることができたのかなとか、来てくれた人がいろんな楽しみ方ができたのかなとか考えてしまうのですが、そんな時はこのイベントをやりたいと思った時の気持ちをもう一度思い返すようにしています

スタートの時、これっきりで終わらせるのではなく、2回3回と続いていくようなイベントにしたいので、初めから無理をせず一歩は小さくても少しずつ積み上げていこうと話して始めました。

10月に市が取得して再スタートを切った恋しきに年内に灯りを灯すこと、地域のおじちゃん達が作ってくれた竹灯籠に灯りを灯すこと、来年以降も竹灯りのイベントを開催したいこと。

それが私が一番大切にしてたことなので、それが達成できなくなるかもしれないなら今回はその他のことは諦める覚悟でした。
これは、ライトアップを見に来てくれるお客さんにあえて話すようなことではないし、そもそも関係のないことです。

至らないところをあげればキリがないのは自分でもわかっているつもりですが、今回イベントを開催できたことだけで私にとっては成功でした。

タカオエリ
タカオエリ
経験と今回の実績を、きっと次に繋げます。